Новые правила оформления накладных для поставок
С первого сентября 2026 года бумажные транспортные накладные уходят в прошлое для большинства отправлений на маркетплейсы. Теперь документ должен формироваться в электронном виде через государственную систему ЭПД и аккредитованных операторов. Эта обязанность распространяется на все компании, независимо от формы собственности или применяемой системы налогообложения.
Разберёмся, как адаптироваться к изменениям без лишней суеты и сохранить спокойный документооборот.
Как работает электронная накладная
Электронный документ состоит из восьми титулов. Первые четыре раздела обязательны для каждого рейса. Титул 1 формируется грузоотправителем до погрузки, второй подтверждает перевозчик после приема груза, третий подписывает грузополучатель при выгрузке, а четвертый закрывает рейс.
Дальнейшие титулы добавляются по мере необходимости. Пятый и шестой фиксируют стоимость услуг перевозки, седьмой используется для переадресации, а восьмой применяется при замене водителя или транспортного средства. Для полного закрытия рейса достаточно подписать первые четыре раздела.
- Грузополучатель не может подтвердить прием груза до того момента, как перевозчик подпишет второй титул.
- Требование одинаково для всех форматов работы. ИП, организации на патенте или УСН с наемным водителем также обязаны использовать ЭТрН.
Статусы площадок по подписанию Титула 3
Маркетплейсы интегрируются в систему по-разному. На текущий момент работа площадок выглядит следующим образом:
| Площадка | Грузополучатель (ИНН) | Подпись Титула 3 | FBS на сентябрь 2026 |
|---|---|---|---|
| Ozon | ООО «Интернет Решения» | При статусе «Принято» или на следующий рабочий день | Работает |
| Wildberries | ООО «РВБ» | В течение 24 часов после отгрузки (только FBW) | Запускается |
| Яндекс Маркет | ООО «МАРКЕТ.ОПЕРАЦИИ» | После приемки на складе | Работает |
Для корректного автоматического подписания достаточно указать правильный ИНН площадки и идентификатор отгрузки в системе вашего оператора ЭДО.
Когда допустима бумажная накладная
Бумага пока остается легальной только для строго ограниченного списка ситуаций, прописанных в приказе Минтранса № 262. К ним относятся:
- официальный сбой ГИС ЭПД, зафиксированный ГосСОПКА;
- пункт погрузки или выгрузки находится в населенном пункте без интернет-связи;
- перевозка осуществляется физическим лицом для личных нужд;
- грузоотправитель и грузополучатель совпадают;
- транспортировка драгоценных металлов, камней или грузов Минобороны;
- работа иностранного перевозчика без аккредитации или каботаж в рамках ЕАЭС.
Обычная поставка товара на склад маркетплейса к этим исключениям не относится. Отказ от подключения к ЭПД по причине технического несоответствия также не освобождает от обязанности соблюдать закон.
Риски и шаги для адаптации
Главная опасность незакрытого документа кроется в налоговом учете. Если рейс не закрыт, подтвердить реальность расходов на перевозку становится сложнее. ФНС может усомниться в обоснованности таких затрат при проверке. Дорожные штрафы пока смягчены переходным периодом до первого марта 2027 года, но налоговые вопросы возникают сразу.
Чтобы все прошло гладко, рекомендуем:
- проверить статус ЭТрН в системе оператора;
- убедиться, что ваш перевозчик загрузил Титул 2;
- проверить корректность реквизитов площадки и настроить роуминг между операторами;
- при возникновении технических вопросов связаться со службой поддержки.
Если вы еще не определились с выбором оператора ЭПД или нужно помочь с настройкой обмена документами, наши технические специалисты готовы проконсультировать вас по всем вопросам. Мы поможем подобрать оптимальное решение и настроить процесс под специфику вашего бизнеса.